Vous travaillez dans un centre de gestion, une intercommunalité ou une collectivité territoriale ? Vous jonglez entre fichiers Excel, courriers Word et échanges par mail pour suivre les demandes de dizaines de communes ? Ce cas d’usage montre comment un outil open source peut structurer tout ça — sans projet informatique lourd.
Gérer les sollicitations de plus de 400 communes rurales avec une seule équipe, c’est un défi quotidien. Le Centre de Gestion des Hautes-Pyrénées a fait appel à Open Source Politics pour le structurer avec Grist — et nous avons même créé un modèle de publipostage que d’autres peuvent désormais réutiliser.
Le défi : gérer les demandes administratives de 400 communes rurales
Dans les Hautes-Pyrénées, la grande majorité des communes sont petites : souvent quelques dizaines ou centaines d’habitants, avec des équipes municipales qui n’ont ni le temps ni les ressources pour gérer seules tous les aspects de la fonction publique territoriale.
C’est pourquoi le Centre de Gestion des Hautes-Pyrénées existe : il mutualise ces missions pour plus de 400 communes du département. Organisation des concours, gestion des carrières, médecine du travail… le CDG est le point de passage de très nombreuses demandes administratives, toutes natures confondues.
Le défi n’est pas tant la complexité de chaque demande prise isolément, mais leur volume et leur diversité. Chaque commune a ses propres besoins, ses propres calendriers, ses propres urgences. Sans une bonne structure, ces demandes se perdent dans des échanges par mail, des fichiers qui prolifèrent, des relances qui s’accumulent. C’est face à ce constat que le CDG a fait appel à Open Source Politics pour trouver une solution.
Centraliser le suivi des prestations dans Grist
Open Source Politics a accompagné le CDG dans le déploiement de Grist, une alternative open source aux tableurs comme Excel, pour centraliser la gestion de ses prestations. L’objectif n’était pas de révolutionner les processus existants, mais de les rendre lisibles et pilotables depuis un seul espace.
Nos équipes ont conçu un modèle Grist spécifique au fonctionnement des CDG : il permet de recenser les souscriptions des collectivités — communes, agences, CCAS — aux différentes prestations fournies par le centre. Chaque collectivité adhérente, chaque type de prestation, chaque demande en cours : tout se retrouve structuré dans une même base, accessible à tous les agents du CDG selon leurs droits.
C’est un travail qui a nécessité de se mettre vraiment dans les chaussures des utilisateur·ices : comprendre leur flux quotidien avant même de toucher à l’outil. Et c’est un point qui nous tient à cœur dans notre façon d’accompagner : Grist doit rester accessible à des personnes qui ne sont pas nécessairement technicien·nes. Les agents du CDG peuvent contribuer et mettre à jour les données au quotidien, sans barrière technique. Si l’outil ne convient pas au terrain, il n’est pas utilisé — et alors, il ne sert à rien.
Remplacer le publipostage Word par Grist
La gestion des demandes ne s’arrête pas au suivi. Une grande partie du travail du CDG consiste aussi à produire des courriers : des notifications officielles aux communes, des documents liés aux prestations souscrites. En volume, c’est considérable. Et faire ces documents un par un depuis Word, c’est chronophage et source d’erreurs.
Le problème des « shadow spreadsheets » dans l’administration publique
Dans beaucoup d’organisations publiques, les pratiques terrain finissent par s’organiser autour de fichiers Word et Excel bricolés. Chacun·e développe sa propre méthode pour faire tourner le quotidien. C’est ce qu’on appelle les shadow spreadsheets : des tableurs qui circulent en dehors de tout système officiel, sans contrôle d’accès, sans traçabilité, sans garantie de cohérence entre les versions.
Quand les équipes déplacent des données critiques vers des tableurs partagés via un simple lien, on perd très vite le contrôle de qui peut y accéder. Pour une organisation qui gère des données administratives sur 400 communes, c’est un risque qu’on ne peut pas se permettre.
Indépendance technologique : reprendre le contrôle sur ses outils
En parallèle, Word reste un outil propriétaire : nous n’avons pas la main sur son fonctionnement, son évolution, et encore moins la manière de traiter les données qu’il enregistre. Migrer vers un outil open source comme Grist, c’est reprendre le contrôle — sur les données, sur les processus, et sur les moteurs qui les font tourner. C’est un enjeu concret de souveraineté numérique pour les collectivités territoriales.
Le publipostage automatisé directement dans Grist
Open Source Politics a donc travaillé avec le CDG à migrer ce publipostage directement dans Grist. En nous inspirant d’un modèle de publipostage déjà partagé sur le forum de la communauté Grist, nos équipes ont développé une solution basée sur les spécificités du CDG65. Un modèle de lettre est défini dans Grist, les données des collectivités concernées lui sont associé et le système génère automatiquement l’ensemble des courriers personnalisés — chacun avec le bon en-tête, le bon destinataire, les bonnes références. Un bouton « Imprimer » permet ensuite de produire les documents prêts à envoyer, directement depuis l’interface.
Un modèle de publipostage conçu comme un bien commun
Ce qui rend ce projet particulièrement intéressant, c’est la démarche qui l’accompagne. Ce modèle Grist développé par Open Source Politics pour le CDG des Hautes-Pyrénées a été publié comme un bien commun numérique : il est disponible sur notre dépôt GitHub, et nous l’avons présenté sur le forum de la communauté Grist pour que d’autres puissent se l’approprier.
Et ce modèle lui-même ne part pas de zéro. Il s’appuie sur des travaux préexistants de la communauté Grist — notamment un modèle de publipostage créé par d’autres utilisateur·ices du forum. C’est exactement comme ça que fonctionnent les communs numériques : nous recevons, nous adaptons, nous remettons. Chaque outil profite de ce qui a été construit avant lui, et à son tour contribue à ce que les suivant·es puissent aller plus loin. Ce projet pour le CDG des Hautes-Pyrénées est un bon exemple de ce cycle vertueux. D’autres centres de gestion, d’autres organisations publiques pourront donc le réutiliser, l’adapter à leurs propres besoins et à leurs propres modèles de courriers, sans avoir à partir de zéro. Et si vous travaillez vous-même au sein d’un CDG, votre expertise sera précieuse pour continuer à enrichir ce modèle !
C’est aussi pourquoi nous nous engageons sur ces projets : parce qu’un outil bien conçu, entre les mains d’une organisation publique, peut devenir une ressource pour tout un secteur.
Ce que ce projet montre sur la puissance de Grist
Le cas du CDG des Hautes-Pyrénées illustre bien un usage de Grist qui dépasse le simple tableur : il devient une base de données collaborative, un point central pour une activité organisée, et même une plateforme à partir de laquelle on peut développer des outils métier très concrets comme le publipostage. C’est exactement le type de projet qu’accompagne dorénavant Open Source Politics.
Deux aspects émergent particulièrement de cette expérience. La première, c’est la scalabilité dans la simplicité : gérer les prestations de 400 communes ne nécessite pas forcément un logiciel métier coûteux et rigide. Grist permet de construire des outils sur-mesure en partant des besoins réels du terrain. La seconde, c’est l’idée de créer plutôt que de consommer : en publiant le modèle comme un bien commun et en invitant la communauté à y contribuer, le projet ne résout pas juste un problème local — il contribue à un écosystème partagé où chaque brique peut bénéficier à d’autres. Et c’est ça, au fond, qui nous motive à accompagner ces projets.
Vous gérez un volume important de demandes administratives et vous cherchez à les structurer sans vous lancer dans un projet informatique complexe ?
