Dans cet article, découvrez les clés d’une organisation très bien improvisée, et la naissance d’une nouvelle solidarité numérique.
Big-up à tous nos outils collaboratifs
Anticipant le confinement de quelques jours, nous avons décidé d’une réorganisation interne en « remote first » le temps de l’épidémie.
Il est vrai que nous avons tous, plus ou moins, l’habitude de télétravailler. Et il faut dire aussi qu’on dispose des meilleurs outils pour fonctionner à distance :
- Notion : la base de connaissance qui permet d’organiser le travail des équipes. C’est ici que nous avons créé un espace « COVID-19 Remote Policy » pour partager les règles et bonnes pratiques de télétravail, ainsi que des doses d’ondes positives.
- Une playlist collaborative Covid-19XOSP où l’on partage toutes nos musiques pépites pour garder le moral à distance.
- Un dossier partagé -dont on taira le nom- où chacun.e va chercher les ressources dont il/elle a besoin.
- Github : notre équipe technique a déjà l’habitude de travailler en finesse les codes de nos plateformes sur ce fameux outil collaboratif pour développeurs.
- Rocket Chat : une alternative open source à Slack pour nos discussions du quotidien. C’est ici que nous avons ouvert un fil de discussion dédié au confinement où nous partageons nos ressentis, nos émotions et où nous parlons sur le dos du Covid-19… Il faut dire que deux personnes et demi de l’équipe ont des symptômes qui font penser qu’elles ont chopé le virus (la demie portion c’est Eloïse qui a subitement perdu le goût… d’ailleurs si quelqu’un le retrouve merci de nous mp).
C’est aussi sur Rocket Chat que, chaque jour, les membres des différentes équipes annoncent les tâches qu’ils vont réaliser pour la journée, mais aussi leurs points de blocage et leurs besoins (aide, avis, conseils…) :
Depuis que nous sommes tous à la maison, nous partageons au maximum ce que nous faisons avec les autres membres de l’équipe – et pas seulement pour que tout le monde soit au courant qu’on est bien en train de bosser et qu’on n’est pas en pleine partie de Sims. Être séparés physiquement impose que nous partagions davantage nos avancées et nos difficultés. Cela nous apporte en retour une meilleure visibilité sur le rôle et les missions de chaque membre de l’équipe… et ça en fait des channels de discussion à remonter !
- Jitsi : on remercie du fond du cœur cette plateforme de visioconférence qui a ouvert plus de serveurs en France depuis le confinement, et qui sauve ainsi notre organisation. Nous avions déjà l’habitude d’utiliser Jitsi pour des rendez-vous et des formations à distance, mais depuis la quarantaine, c’est devenu l’espace central de notre organisation interne.
Chaque lundi, nous prenons la température de l’entreprise à travers les nouvelles de chacun de ses membres et discuter des gros sujets de la semaine. Il arrive que nous prenions le petit-déjeuner ensemble (pour les amateurs d’ASMR c’est vraiment pas mal).
Nous utilisons aussi Jitsi pour faire des entretiens individuels, histoire de nous assurer que chacun vive bien la situation, personnellement et professionnellement.
Toute la semaine, Jitsi nous accompagne, et nous permet de suivre la tendance du Webinar… et on adore ! Nos différentes équipes en ont déjà organisé cinq !
Là c’est Pauline qui nous montre une fonctionnalité cachée de Decidim.
Le principe est de présenter au reste du staff les outils que l’on utilise, de donner des astuces d’organisation, et de partager ses compétences avec les autres. Nous observons déjà une bonne tendance pédagogique : pendant les webinars, nous ne partons pas du principe que les autres savent. Cela permet de consolider certaines bases, ou même d’en construire pour ceux qui viennent d’arriver chez OSP. Ces webinars nous permettent à tou.te.s de développer des soft skills précieux et de mieux comprendre le détail du travail de chacun.
“Travailler à la maison c’est moins de distractions” nous dit Eloïse, “mais vos têtes me manquent”. C’est vrai que ça nous fait tou.te.s un peu bizarre de passer d’un open space rempli (grande pensée pour l’équipe du Liberté Living-Lab) à un.e salon/chambre/cuisine un peu vide. Nous faisons donc le maximum pour que personne ne se sente trop seul.e.
Enfin, nous utilisons Jitsi avec nos clients pour des réunions de cadrage, pour des formations, ou pour faire le point sur les plateformes en cours, car l’activité ne s’est pas ralentie pour OSP !
La démocratie continue… et la solidarité numérique se construit.
Dans les circonstances que nous vivons, les plateformes de participation sont idéales pour continuer d’animer les communautés et/ou s’organiser à distance. En une dizaine de jours, déjà 6 organisations sont venues nous solliciter soit pour ouvrir des espaces d’organisation collaboratifs internes, soit pour mettre en place des réseaux d’entraide sur un territoire.
En adaptant à la marge les fonctionnalités, nos plateformes permettent de bien organiser le partage d’informations, l’émergence de nouvelles solutions et la communication à distance. Plusieurs de ces projets dédiés au temps du confinement sont mis en place par nos équipes de conseils.
Le reste de nos plateformes continue de tourner. A titre d’exemple, la ville d’Angers et le département de Touraine maintiennent leurs budgets participatifs. Le débat national sur Politique Agricole Commune ou la consultation de l’Assemblée nationale sur l’identité numérique se poursuivent et leurs dates sont même prolongées.
Par ailleurs, les associations dont l’organisation est perturbée, peuvent disposer de Decidim gratuitement grâce au projet Agorasso mis en place par l’association Code for France, que nous accompagnons. Decidim peut permettre à toutes les structures d’inventer de nouveaux modes de fonctionnement, adaptés à la distanciation sociale.
Au-delà d’une démocratie numérique qui continue de tourner, nous observons qu’une nouvelle solidarité se met en place un peu partout. Citons par exemple les plateformes enpremiereligne.fr et solidarite-numerique.fr qui permettent un système d’entraide destiné à soulager ceux qui ne peuvent pas s’arrêter de travailler ou rester à l’abri chez eux d’une part, et de partager des ressources pour faciliter les démarches du plus grand nombre d’autre part. Deux autres exemples civic-tech utiles face au Covid-19.
Vous l’aurez compris, notre activité se poursuit à distance, grâce aux meilleurs outils de collaboration disponibles. Ainsi, nous pouvons continuer d’accompagner nos plateformes numériques de participation basées sur des logiciels libres et résilients, qui trouvent un nouvel usage en ce moment si particulier. Prenez soin de vous et des autres en restant chez vous. Cela ne vous empêche pas de participer !
