Les plateformes de démarche de participation en ligne restent des outils nouveaux, parfois difficiles à appréhender pour le public ciblé ou la structure qui s’y engage. Les paramètres humains, organisationnels et techniques à prendre en compte sont nombreux. Toutefois, il existe des actions fixes et sûres, que l’on retrouve dans toutes les consultations réussies.
I. Encadrer la démarche de participation
1. Définir un cadre précis : objectif, équipe, calendrier, contenus
Il est important de répondre à certains prérequis avant de se lancer dans une démarche de participation en ligne :
Qu’attendez-vous de la consultation ?
Avez-vous déjà mené des démarches sur le même sujet ?
Le dispositif est-il consultatif ou décisionnel ?
Selon quels critères et par qui les contributions seront-elles traitées ?
Quel retour et quel suivi de leurs propositions les citoyens obtiendront-ils ?
Formuler les attentes que l’on porte vis-à-vis d’une consultation facilite la définition de sa forme et le degré d’implication des citoyen•ne•s dans le processus.
a. Constituer une équipe projet et la former
- Votre organisation dispose-t-elle déjà d’un service dédié à la participation et faut-il accompagner son évolution vers des outils numériques ? Votre besoin relève-t-il plutôt d’une équipe ad hoc qui ne durera pas au-delà de la présente démarche ?
Une concertation citoyenne nécessite au moins une ressource en interne dédiée au pilotage de l’équipe projet et à l’animation de la démarche en lien avec les partenaires et les participants.
b. Définir le calendrier, la récurrence et les étapes
- S’agit-il d’une consultation unique, d’une étape dans un processus de concertation plus long, d’une consultation qui s’inscrit parmi d’autres démarches parallèles ou successives, d’un dispositif qui a vocation à se reproduire dans le temps ?
Tous les formats sont valables. Gardez en tête que la participation s’améliore (qualitativement et quantitativement) avec le temps. Vous créerez de la confiance dans votre dispositif s’il est jalonné d’étapes intermédiaires, s’il se reproduit et s’améliore plusieurs fois consécutivement et s’il aboutit à des effets concrets.
c. Concevoir des contenus participatifs pertinents et adaptés à la cible
- Votre concertation est-elle principalement destinée à un public d’experts ou au grand public ? Le degré de complexité du dispositif est-il adapté à la cible prioritaire ?
Pour ne pas se tromper de cible(s), l’idéal est de cartographier les parties prenantes en amont de la concertation et de les inviter à co-construire le dispositif dès le départ. L’objectif étant qu’ils deviennent les premiers contributeurs et surtout les relais de la consultation.
Donner du pouvoir : Parce qu’il faut gagner la confiance des citoyens qui craignent majoritairement que leur participation ne sera pas prise en compte ou qu’elle n’aura pas d’impact réel, il faut être transparent sur la portée finale du dispositif.
Donner du sens : En plus de la transparence, il faut donner un maximum d’intérêt à la concertation, et donc s’assurer qu’elle porte sur de véritables enjeux clivants que les citoyens peuvent appréhender et sur lesquels ils peuvent émettre des propositions concrètes et/ou un choix déterminant.
Donner du temps : Le taux de participation progresse par la récurrence d’une démarche, la diffusion de l’information et la preuve de la portée du dispositif. Il est possible d’augmenter sensiblement la participation au cours d’un dispositif de concertation, à condition de concevoir une progression par étapes.
2. Établir la stratégie d’information, communication, diffusion
Tout comme vos objectifs, il est primordial de définir une stratégie de communication en amont de tout lancement.
Comment communiquer avec la cible ?
Comment créer l’évènement autour de la démarche de participation ?
a. Publier des informations claires et concises
Les participants arriveront sur votre plateforme par des canaux différents, avec un niveau d’information et une capacité à contribuer hétérogènes. Il est impératif de présenter alors la consultation avec les informations nécessaires au plus grand nombre : contexte et enjeux, modalité de participation, calendrier);
Exemple d’une page de présentation de budget participatif
Exemple d’une page de calendrier d’une consultation publique
b. Décliner une communication cohérente
Afin d’identifier rapidement votre démarche et les actions de communication qui en découlent, il est important de créer une identité graphique qui s’adapte à la plateforme ET à une déclinaison sur tout support : bannières, kakémonos, affiches et flyers, formulaires de dépôt de propositions et bulletins de vote papier, publications sur les réseaux sociaux…
c. Créer l’événement à l’occasion de votre lancement
Il est essentiel de réussir le lancement de votre consultation, autant pour votre motivation que pour celle des participants au travers d’évènements de communication (conférence de presse, relai de l’ouverture de la plateforme, atelier contributif…)
II. Animer la démarche de participation
1. Animer la plateforme en ligne : relais, relance, modération
Votre consultation a démarré et, si l’atelier de lancement a bien fonctionné, vous disposez déjà de premiers contenus. Il est temps d’animer votre consultation !
Comment animer la plateforme dans son environnement numérique ?
Comment les rencontres et la communication hors ligne vont permettre d’enrichir la démarche ?
a. Utiliser intelligemment les réseaux sociaux
Pour des consultations ouvertes au grand public, il est important que votre équipe dispose d’une compétence en community management afin d’animer et relayer l’actualité de la plateforme pour inviter de nouveaux contributeurs à rejoindre le débat.
Exemple d’animation sur Twitter pour séquencer le calendrier d’une consultation.
b. Suivre les statistiques de fréquentation de la plateforme
Le suivi des statistiques permet d’adapter votre stratégie de mobilisation en cours de consultation et de compléter votre analyse qualitative au terme de la démarche.
c. Informer en continu
Grâce aux newsletters et notifications conçues à l’intérieur de Decidim, vous pouvez informer vos utilisateurs de l’avancement de votre démarche.
2. Hybrider physique et numérique : visibilité et priorisation
Animer le versant numérique de la consultation ne suffit pas à atteindre le grand public. Les plateformes en ligne ne changent rien à cette réalité : il faut s’engager sur le terrain pour avoir des résultats en matière de participation citoyenne, notamment auprès des publics éloignés du débat public que votre dispositif doit aller chercher.
Comment toucher tous les publics ?
Comment mobiliser le plus grand nombre ?
a. Démultiplier la communication physique
Grâce à une identité graphique facilement identifiable, vous pourrez décliner de nombreux supports print pertinents : affiches, brochures, stands, panneaux de signalisation… Le journal papier de votre structure reste également l’un des principaux points de contact avec votre cible grand public.
Votre service de communication peut rendre visible la consultation partout, comme ici avec des t-shirts distribués aux participants lors de la Journée citoyenne à Angers.
b. Recueillir des contributions dans l’espace public
Plusieurs techniques peuvent être combinées pour multiplier les opportunités comme installer un stand ou une bannière sur les lieux de passage ou organiser une opération de porte-à-porte à domicile dans les zones résidentielles qui tendent à moins participer.
c. Recruter des ambassadeurs citoyens
En plus de vos propres équipes, vous pouvez mobiliser un plus large public en responsabilisant des participants avec un statut d’ambassadeurs et des kits de communication complets : FAQ, brochures d’information à distribuer, t-shirts, bannières et logos pour les réseaux sociaux…
d. Ponctuer la consultation d’événements physiques
En plus de l’événement de lancement, c’est l’ensemble de votre dispositif qui peut être jalonné d’ateliers. Le facteur le plus important est de parvenir à créer des ponts entre le physique et le numérique, par des allers-retours successifs entre une masse d’informations en ligne et une mise en perspective en présentiel.
👉 L’équipe d’Open Source Politics a acquis une certaine expérience dans l’animation d’ateliers d’intelligence collective et peut organiser vos événements, vous former à l’animation ou simplement vous aider à concevoir des formats et des supports.
Exemple d’évènement physique d’une consultation citoyenne
III – Exploiter les résultats de la démarche de participation en ligne
1. Synthétiser les contributions : données, logiciels, analyses
En cas de succès, votre consultation peut aboutir à plusieurs centaines voire milliers de contributions. Vous devez vous préoccuper le plus tôt possible de la manière dont vous allez les analyser et en rendre compte dans un délai raisonnable. Ce travail de synthèse est essentiel : il permet de révéler l’intelligence collective derrière les contributions dispersées et de faire émerger les signaux faibles disséminés parmi les multiples voix.
Comment préparer les données avant le traitement ?
Quelle méthode et outil de traitement automatique de la langue utiliser pour synthétiser des milliers de contributions ?
Quelle restitution prévoir sur la plateforme ?
👉 En plus du conseil et de la formation aux outils et méthodes de traitement, vous pouvez missionner Open Source Politics pour rédiger la synthèse de vos concertations, avec des prestations qui s’adaptent au volume de données.
2. Restituer les résultats : suivi en ligne, open data, événement
La restitution des résultats reste le moment fort de votre démarche de participation mais il ne faut pas pour autant négliger l’après tant pour vos concitoyens que vos équipes internes.
Comment restituer les résultats?
Comment garantir le suivi des réalisations la démarche?
Quel retour d’expérience ?
a. Ouvrir les données publiques de la concertation
La publication des données de la consultation sur la plateforme d’open data de votre institution est une autre bonne pratique en matière de transparence comme de participation des citoyens.
b. Valoriser la démarche par un événement de restitution
Temps fort symétrique de votre réunion de lancement, l’événement de restitution permet d’associer les participants et la presse dans la présentation des propositions les plus importantes ou la description des ateliers que vous avez organisés durant la concertation.
c. Reporter l’avancement des réalisations
Le reporting de l’avancement est l’action la plus puissante en termes de transparence rendue aux citoyens. Le meilleur exemple à ce jour est fourni par le plan d’action municipal de Barcelone où les habitants ont pu suivre la réalisation des actions issues de leurs 10 000 propositions citoyennes.
Exemple d’indicateur de suivi d’un budget participatif
d. Evaluer la démarche en interne
Enfin, après avoir eu le retour des participants, il est important de clore une concertation par une auto-évaluation interne de l’équipe projet. Demandez-vous comment vous avez vécu cette concertation, quelles ont été les principales satisfactions et les points les plus durs.
Une consultation citoyenne en ligne présente toujours un côté expérimental. N’ayez pas peur de tenter de nouvelles choses pour continuer d’apprendre à chaque nouveau dispositif. Les citoyens sont tout à fait disposés à donner à leurs institutions un droit à l’erreur dès lors que le processus est transparent et réellement participatif.
Vous souhaitez vous lancez ? Vous avez encore des questions ? Vous voudriez voir une démo de notre outil Decidim ?
