Expérimentation et mise en œuvre de Grist pour le budget participatif de Marseille
Retour d’expérience et perspectives
Dans la mise en place d’un budget participatif, la gestion des propositions et données associées est un défi de taille pour les acteurs publics qui doivent souvent choisir entre des options insatisfaisantes : enregistrer les données sans structure dans un tableur peu collaboratif ou les enfermer dans des logiciels rigides. Heureusement, il existe désormais une solution innovante et libre : Grist. Pour vous en montrer tout le potentiel, revenons sur notre première expérimentation réalisée en collaboration avec la ville de Marseille.
Le cas marseillais
En 2022, la Ville de Marseille lance sa plateforme de participation citoyenne avec le conseil municipal des jeunes. Elle développe l’année suivante son action de participation citoyenne en lançant son premier budget participatif (BP). Pour cette première édition, ce BP marseillais se concentre sur les secteurs les plus défavorisés de la ville. Pour s’assurer d’une participation importante de la part d’une population dites plus éloignée des sujets de démocratie participative, un énorme dispositif « d’aller vers » est mis en place. Le résultat est sans équivoque, en deux mois, 900 propositions sont déposées par les citoyennes et citoyens sur la plateforme !
Pourquoi mettre en place un outil comme Grist dans le cadre d'un budget participatif ?
Dans notre accompagnement auprès de multiples collectivités, nous avons remarqué que la phase d’analyse de proposition et l’étude de faisabilité/recevabilité est assez complexe en matière de gestion de projet car les différents services de la municipalité doivent pouvoir interagir, de manière croisée ou non, sur les propositions. Pour ce faire, nos clients-partenaires ont souvent recours à des outils externes de CRM (pour Customer Relationship Management) qu’il faut adapter à grands frais. Les plateformes de participation citoyenne, peu importe le logiciel utilisé, n’intègrent pas des fonctionnalités suffisamment souples pour gérer une instruction avancée avec de multiples niveaux d’évaluation et de validation. Cette étape prend du temps, souvent entre trois et quatre mois. C’est une course contre la montre lorsque la recevabilité puis la faisabilité de plusieurs centaines de propositions sont à instruire. Les services de participation citoyenne doivent avoir une vue complète sur l’ensemble des propositions pour pouvoir les attribuer aux services afférents et suivre la progression de l’analyse des propositions jusqu’à la transformation d’une partie d’entre eux en projets à soumettre au vote des habitants. Une étape qui peut devenir particulièrement difficile et bloquante si plusieurs services interdépendants les uns entre les autres doivent analyser une même proposition…
Conscients qu’il nous fallait répondre à cette problématique, nous avons missionné en 2023 plusieurs membres de notre équipe pour explorer un nouvel outil très prometteur : Grist
Introduction rapide à Grist
Ce logiciel créé en 2014 par la société américaine Grist Labs voit son utilisation prendre de l’ampleur en 2020 pendant la période COVID. Repéré initialement en France par l’ANCT (qui contribue largement au code du logiciel) et la DINUM, il rejoint le SILL (Socle interministériel de logiciels libres) fin 2023 et La Suite Numérique en mai 2024.
Open Source Politics et ses partenaires proposent désormais les premières installations de Grist en France sur des serveurs externes à l’État, ainsi que tous les services nécessaires pour gérer et exploiter vos données.
Retour sur la mise en place de l’outil
En amont du lancement de ce budget participatif, nous avons présenté l’utilité de Grist à la Ville de Marseille car nous anticipions un nombre important de propositions lors du dépôt d’idées. Après notre démonstration de l’outil, le service participation a tout de suite reconnu la plus-value de Grist. Il était important pour Louise Guillot et son équipe d’être accompagnée dans ce moment crucial de leur première phase d’instruction. L’énorme gain de temps que permettait la mise en place de l’outil a achevé de les convaincre.
L’enjeu était aussi de convaincre la Direction des Systèmes Informatiques de la Ville de Marseille d’intégrer un nouvel outil. Ce qui a fait pencher la balance ? La capacité d’un outil open source à allier les usages d’Excel ou Airtable tout en offrant une granularité supplémentaire dans les droits d’accès et l’approfondissement des relations entre les données rendu possible par l’utilisation du langage Python.
Notre accompagnement sur Grist s’est fait sur deux plans :
- L’instanciation de l’outil, qui est hébergé sur nos serveurs en France chez Scaleway avec notre partenaires IndieHosters.
- La création et l’accompagnement à la structuration de la plateforme Grist qui comprend la configuration et le paramétrage de l’interface en fonction du besoin client. À cette étape, des allers-retours ont été nécessaires afin de coller au mieux aux besoins de la collectivité en matière de gestion de données et expérience utilisateur·ice des différents services impliqués.
Conscients qu’il nous fallait répondre à cette problématique, nous avons missionné en 2023 plusieurs membres de notre équipe pour explorer un nouvel outil très prometteur : Grist
Du côté du service participation de la Ville de Marseille
Dans le cadre du travail d’instruction, l’équipe dédiée à la participation a dû réaliser un travail de catégorisation plus affiné des différentes propositions — pour faciliter le dépôt d’idées seulement quatre catégories étaient suggérées aux citoyennes et citoyens (sport, culture, nature, solidarité) — afin de pouvoir les flécher au mieux vers services correspondants de la ville.
Dans un deuxième temps, un premier tri de recevabilité des propositions a été fait afin de déterminer si les propositions relevaient bien des compétences de la municipalité (et non pas de la métropole, du département ou de la région par exemple) mais aussi de s’assurer que les propositions relèvent bien d’un budget d’investissement et non de fonctionnement. Au cours de cette étape, ce sont près de 450 propositions qui ont été classées comme non recevables.
Suite à cela, et grâce à Grist, les 450 propositions restantes ont pu être automatiquement attribuées à l’ensemble des services de la ville en lien avec les thématiques du budget participatif, près de 20, certains devant disposer d’informations filtrées différemment. Il pouvait y avoir jusqu’à 8 services impliqués sur une même proposition ! Le gain de temps fut de ce fait très important, imaginez-vous faire cela manuellement 😉.
Un des enjeux était d’éviter la nuisance en cas d’une présence trop importante d’informations. Grist, via son système de paramétrage des visualisations, permet de filtrer et de ne montrer que les informations pertinentes à un service donné. Ce qui permet à chaque service de ne voir que ce qu’il a besoin de connaître et les champs qu’il doit spécifiquement remplir. La visualisation des commentaires d’autres services sur une proposition spécifique ont ainsi pu être masqués ou non selon l’arbitrage du service participation.
Un énorme travail « d’aller vers » les autres services a aussi été mis en place par le service participation de la Ville de Marseille afin que tout le monde puisse être en phase avec les besoins du projet de BP et apprendre à utiliser Grist. C’est une opération très importante car l’on a remarqué que dans les processus d’instructions de budget participatif, les services des collectivités qui ne travaillent pas étroitement sur le sujet sont souvent déconcertés dans le travail de qualification. Grâce à la relation créée par le dispositif d’accompagnement en interne, les membres du service participation ont pu identifier très rapidement, via Grist et via les moments de formation interne, tous les blocages qui risquaient de faire prendre du retard au projet.
En quelques mots sur la pertinence de l’outil, sa plus-value dans la phase d’analyse, et l’expérience utilisateur·ice, pour les membres du service participation de Marseille Julien Bosq, Bertille Poutrel, Samuel Capitant et Louise Guillot, Grist :
- permet facilement l’analyse d’un grand jeu de données (900 données d’entrée + 10 facteurs d’analyse) ;
- rend aisée la modification et la personnalisation de document (ex : ajout autonome de colonnes…) ;
- comporte des fonctionnalités riches (comme la mise en forme conditionnelle, même si elle pourrait être rendu plus simple pour le faire en toute autonomie) ;
- est plus intuitif qu’Excel, notamment pour les liens entre les feuilles et est facile d’utilisation pour celles et ceux ayant déjà quelques notions sur des tableurs ;
- possède un système de carte très pratique.
Et sur l’accompagnement d’Open Source Politics ?
- Le suivi est super, la disponibilité et support d’OSP au top, on remercie Bertille !
Grist, un outil aux multiples facettes
La vingtaine de services qui a dû travailler sur l’outil a été très satisfaite, et même impressionnée. Grist est en fait un outil qui permet de créer des outils métiers adaptés à de multiples cas de figure. Ce logiciel, s’il a été utilisé ici dans le cadre spécifique de la participation citoyenne à Marseille, s’inscrit dans une perspective bien plus large pour les acteurs publics désireux de choisir les logiciels libres. Il est par exemple utilisé par l’Eurométropole de Strasbourg pour le suivi RH, et par l’ANCT pour de multiples échanges de données entre État et collectivités.
Cette première expérimentation mondiale de Grist dans l’univers de la participation citoyenne est très enthousiasmante pour notre équipe. Nous allons travailler de nouveau avec Grist dans les semaines qui viennent, pour un nouvel usage tout à fait innovant avec la Ville de Malakoff. Dans le cadre de son Observatoire des engagements municipaux, une quarantaine de Malakoffiot·es vont pouvoir accéder à un outil dédié conçu par nos équipes pour commenter et passer en revue les 150 engagements municipaux structurant le programme 2020-2026 de la mandature. Alors qu’on partait d’un outil à usage interne, on se dirige là vers une ouverture à la société civile et les habitants. Nous reviendrons sur cette expérience dans un futur article de blog 😉
Nous savons que les collectivités ont des besoins transverses de collaboration autour des données, au-delà des domaines de participation citoyenne. Nous nous attelons depuis plusieurs semaines à préparer des services adaptés, avec un groupement de partenaires d’excellence, dès septembre 2024 ! Restez connecté·e et inscrivez-vous à notre newsletter pour ne rien rater.
Si Grist vous intéresse, contactez-nous pour que nous puissions vous démontrer tout le potentiel de ce gestionnaire de données open source !
