Les bonnes pratiques d’une démarche de participation en ligne

Les bonnes pratiques d’une démarche de participation en ligne

Les plateformes de démarche de participation en ligne restent des outils nouveaux, parfois difficiles à appréhender pour le public ciblé ou la structure qui s’y engage. Les paramètres humains, organisationnels et techniques à prendre en compte sont nombreux. Toutefois, il existe des actions fixes et sûres, que l’on retrouve dans toutes les consultations réussies.

I. Encadrer la démarche de participation

1. Définir un cadre précis : objectif, équipe, calendrier, contenus

Il est important de répondre à certains prérequis avant de se lancer dans une démarche de participation en ligne : 

Qu’attendez-vous de la consultation ? 

Avez-vous déjà mené des démarches sur le même sujet ?

Le dispositif est-il consultatif ou décisionnel ? 

Selon quels critères et par qui les contributions seront-elles traitées ? 

Quel retour et quel suivi de leurs propositions les citoyens obtiendront-ils ? 

Formuler les attentes que l’on porte vis-à-vis d’une consultation facilite la définition de sa forme et le degré d’implication des citoyen•ne•s dans le processus. 

👉 Les équipes technique et conseil d’Open Source Politics vous accompagnent dans chacune des étapes préparatoires, que nous recommandons d’étaler sur le mois précédant le lancement public de la plateforme. 

a. Constituer une équipe projet et la former

  • Votre organisation dispose-t-elle déjà d’un service dédié à la participation et faut-il accompagner son évolution vers des outils numériques ? Votre besoin relève-t-il plutôt d’une équipe ad hoc qui ne durera pas au-delà de la présente démarche ? 

Une concertation citoyenne nécessite au moins une ressource en interne dédiée au pilotage de l’équipe projet et à l’animation de la démarche en lien avec les partenaires et les participants.

b. Définir le calendrier, la récurrence et les étapes 

  • S’agit-il d’une consultation unique, d’une étape dans un processus de concertation plus long, d’une consultation qui s’inscrit parmi d’autres démarches parallèles ou successives, d’un dispositif qui a vocation à se reproduire dans le temps ? 

Tous les formats sont valables. Gardez en tête que la participation s’améliore (qualitativement et quantitativement) avec le temps. Vous créerez de la confiance dans votre dispositif s’il est jalonné d’étapes intermédiaires, s’il se reproduit et s’améliore plusieurs fois consécutivement et s’il aboutit à des effets concrets. 

c. Concevoir des contenus participatifs pertinents et adaptés à la cible

  • Votre concertation est-elle principalement destinée à un public d’experts ou au grand public ? Le degré de complexité du dispositif est-il adapté à la cible prioritaire ? 

Pour ne pas se tromper de cible(s), l’idéal est de cartographier les parties prenantes en amont de la concertation et de les inviter à co-construire le dispositif dès le départ. L’objectif étant qu’ils deviennent les premiers contributeurs et surtout les relais de la consultation. 

Bonnes pratiques Open Source Politics

Donner du pouvoir : Parce qu’il faut gagner la confiance des citoyens qui craignent majoritairement que leur participation ne sera pas prise en compte ou qu’elle n’aura pas d’impact réel, il faut être transparent sur la portée finale du dispositif. 

Donner du sens : En plus de la transparence, il faut donner un maximum d’intérêt à la concertation, et donc s’assurer qu’elle porte sur de véritables enjeux clivants que les citoyens peuvent appréhender et sur lesquels ils peuvent émettre des propositions concrètes et/ou un choix déterminant. 

Donner du temps : Le taux de participation progresse par la récurrence d’une démarche, la diffusion de l’information et la preuve de la portée du dispositif. Il est possible d’augmenter sensiblement la participation au cours d’un dispositif de concertation, à condition de concevoir une progression par étapes

2. Établir la stratégie d’information, communication, diffusion 

Tout comme vos objectifs, il est primordial de définir une stratégie de communication en amont de tout lancement. 

Comment communiquer avec la cible ?

Comment créer l’évènement autour de la démarche de participation ?

a. Publier des informations claires et concises

Les participants arriveront sur votre plateforme par des canaux différents, avec un niveau d’information et une capacité à contribuer hétérogènes. Il est impératif de présenter alors la consultation avec les informations nécessaires au plus grand nombre : contexte et enjeux, modalité de participation, calendrier);

Exemple d’une page de présentation de budget participatif

Démarche de participation budget participatif

Exemple d’une page de calendrier d’une consultation publique

Démarche de participation consultation publique

b. Décliner une communication cohérente

Afin d’identifier rapidement votre démarche et les actions de communication qui en découlent, il est important de créer une identité graphique qui s’adapte à la plateforme ET à une déclinaison sur tout support : bannières, kakémonos, affiches et flyers, formulaires de dépôt de propositions et bulletins de vote papier, publications sur les réseaux sociaux…

c. Créer l’événement à l’occasion de votre lancement

Il est essentiel de réussir le lancement de votre consultation, autant pour votre motivation que pour celle des participants au travers d’évènements de communication (conférence de presse, relai de l’ouverture de la plateforme, atelier contributif…)

II. Animer la démarche de participation

1. Animer la plateforme en ligne : relais, relance, modération

Votre consultation a démarré et, si l’atelier de lancement a bien fonctionné, vous disposez déjà de premiers contenus. Il est temps d’animer votre consultation !

Comment animer la plateforme dans son environnement numérique ? 

Comment les rencontres et la communication hors ligne vont permettre d’enrichir la démarche ?

a. Utiliser intelligemment les réseaux sociaux

Pour des consultations ouvertes au grand public, il est important que votre équipe dispose d’une compétence en community management afin d’animer et relayer l’actualité de la plateforme pour inviter de nouveaux contributeurs à rejoindre le débat. 

Exemple d’animation sur Twitter pour séquencer le calendrier d’une consultation.

animation twitter d'une démarche de participation lyon

b. Suivre les statistiques de fréquentation de la plateforme

Le suivi des statistiques permet d’adapter votre stratégie de mobilisation en cours de consultation et de compléter votre analyse qualitative au terme de la démarche. 

c. Informer en continu 

Grâce aux newsletters et notifications conçues à l’intérieur de Decidim, vous pouvez informer vos utilisateurs de l’avancement de votre démarche. 

2. Hybrider physique et numérique : visibilité et priorisation

démarche de participation physique et en ligne

Animer le versant numérique de la consultation ne suffit pas à atteindre le grand public. Les plateformes en ligne ne changent rien à cette réalité : il faut s’engager sur le terrain pour avoir des résultats en matière de participation citoyenne, notamment auprès des publics éloignés du débat public que votre dispositif doit aller chercher. 

Comment toucher tous les publics ?

Comment mobiliser le plus grand nombre ?

a. Démultiplier la communication physique 

Grâce à une identité graphique facilement identifiable, vous pourrez décliner de nombreux supports print pertinents : affiches, brochures, stands, panneaux de signalisation… Le journal papier de votre structure reste également l’un des principaux points de contact avec votre cible grand public. 

Démarche de participation angers

Votre service de communication peut rendre visible la consultation partout, comme ici avec des t-shirts distribués aux participants lors de la Journée citoyenne à Angers.

b. Recueillir des contributions dans l’espace public 

Plusieurs techniques peuvent être combinées pour multiplier les opportunités comme installer un stand ou une bannière sur les lieux de passage ou organiser une opération de porte-à-porte à domicile dans les zones résidentielles qui tendent à moins participer. 

c. Recruter des ambassadeurs citoyens 

En plus de vos propres équipes, vous pouvez mobiliser un plus large public en responsabilisant des participants avec un statut d’ambassadeurs et des kits de communication complets : FAQ, brochures d’information à distribuer, t-shirts, bannières et logos pour les réseaux sociaux… 

d. Ponctuer la consultation d’événements physiques

En plus de l’événement de lancement, c’est l’ensemble de votre dispositif qui peut être jalonné d’ateliers. Le facteur le plus important est de parvenir à créer des ponts entre le physique et le numérique, par des allers-retours successifs entre une masse d’informations en ligne et une mise en perspective en présentiel. 

👉 L’équipe d’Open Source Politics a acquis une certaine expérience dans l’animation d’ateliers d’intelligence collective et peut organiser vos événements, vous former à l’animation ou simplement vous aider à concevoir des formats et des supports.

Exemple d’évènement physique d’une consultation citoyenne

evenement physique Démarche de participation

III – Exploiter les résultats de la démarche de participation en ligne

1. Synthétiser les contributions : données, logiciels, analyses

En cas de succès, votre consultation peut aboutir à plusieurs centaines voire milliers de contributions. Vous devez vous préoccuper le plus tôt possible de la manière dont vous allez les analyser et en rendre compte dans un délai raisonnable. Ce travail de synthèse est essentiel : il permet de révéler l’intelligence collective derrière les contributions dispersées et de faire émerger les signaux faibles disséminés parmi les multiples voix.  

Comment préparer les données avant le traitement ?

Quelle méthode et outil de traitement automatique de la langue utiliser  pour synthétiser des milliers de contributions ?

Quelle restitution prévoir sur la plateforme ? 

👉 En plus du conseil et de la formation aux outils et méthodes de traitement, vous pouvez missionner Open Source Politics pour rédiger la synthèse de vos concertations, avec des prestations qui s’adaptent au volume de données. 

2. Restituer les résultats : suivi en ligne, open data, événement

La restitution des résultats reste le moment fort de votre démarche de participation mais il ne faut pas pour autant négliger l’après tant pour vos concitoyens que vos équipes internes. 

Comment restituer les résultats?

Comment garantir le suivi des réalisations la démarche?

Quel retour d’expérience ?

a. Ouvrir les données publiques de la concertation  

La publication des données de la consultation sur la plateforme d’open data de votre institution est une autre bonne pratique en matière de transparence comme de participation des citoyens.

b. Valoriser la démarche par un événement de restitution

Temps fort symétrique de votre réunion de lancement, l’événement de restitution permet d’associer les participants et la presse dans la présentation des propositions les plus importantes ou la description des ateliers que vous avez organisés durant la concertation.

c. Reporter l’avancement des réalisations 

Le reporting de l’avancement est l’action la plus puissante en termes de transparence rendue aux citoyens. Le meilleur exemple à ce jour est fourni par le plan d’action municipal de Barcelone où les habitants ont pu suivre la réalisation des actions issues de leurs 10 000 propositions citoyennes. 

Exemple d’indicateur de suivi d’un budget participatif

suivi Démarche de participation

d. Evaluer la démarche en interne

Enfin, après avoir eu le retour des participants, il est important de clore une concertation par une auto-évaluation interne de l’équipe projet. Demandez-vous comment vous avez vécu cette concertation, quelles ont été les principales satisfactions et les points les plus durs. 

Une consultation citoyenne en ligne présente toujours un côté expérimental. N’ayez pas peur de tenter de nouvelles choses pour continuer d’apprendre à chaque nouveau dispositif. Les citoyens sont tout à fait disposés à donner à leurs institutions un droit à l’erreur dès lors que le processus est transparent et réellement participatif. 

Vous souhaitez vous lancez ? Vous avez encore des questions ? Vous voudriez voir une démo de notre outil Decidim ? 

Conférence sur l’avenir de l’Europe : innovation technique et mobilisation humaine

Conférence sur l’avenir de l’Europe : innovation technique et mobilisation humaine

9 thématiques, 24 langues, 27 Etats-membres, UNE seule plateforme pour suivre et contribuer à la Conférence sur l’avenir de l’Europe.  Depuis son lancement en avril 2021, plus de 50 000 Européens ont utilisé une plateforme Decidim pour déposer et débattre leurs idées sur l’avenir de l’UE.  En parallèle, plus de 700 000 citoyens ont participé aux plus de 6 000 événements organisés et publiés sur la plateforme.

Le cadre inédit de la Conférence sur l’avenir de l’Europe

La Conférence sur l’avenir de l’Europe a consisté en une série de débats et discussions en ligne et en présentiel à propos des priorités des institutions européennes. Ces débats ont été structurés autour de neuf thèmes.

Le volet numérique : une innovation technique en appui à la Conférence

Après deux ans de réflexion au sein des institutions et un retard à cause de la pandémie, le volet numérique a permis un lancement officiel de la Conférence le 9 mai 2021, alors que les panels citoyens ont été mis en place au mois de septembre de la même année.  En effet, si la Conférence a réédité des dispositifs de délibération en présentiel [link panels] déjà expérimentés à plus petite échelle au niveau européen, elle est la première à avoir été dotée d’un volet de participation en ligne. Une plateforme multilingue a ainsi été déployée pour centraliser toutes les contributions des citoyens, publier progressivement les résultats de la Conférence et communiquer autour des étapes successives. 

Plus en détail, les citoyens ont pu participer dans la plateforme à travers plusieurs fonctionnalités liées les unes aux autres :  

  • Les idées : il s’agissait de la contribution de base ; les citoyens ont pu déposer leurs propositions dans chacun des espaces thématiques dédiés. Les idées partagées ont pu être approuvées par les autres utilisateurs (soutien).  
    • Plus de 18 000 idées ont été partagées, avec plus de 73 000 soutiens exprimés.  Les trois thématiques les plus populaires ont été “Changement climatique et environnement” (+3 700), “Démocratie européenne » (+2 500) et “Une économie plus forte, justice sociale et emploi” (+2 100), suivies de près par “Éducation, culture, jeunesse et sport” (+2 000). 
    • 240 idées ont reçu plus de 50 soutiens chacune, parmi lesquelles 110 idées qui en ont plus de 100.
  • Les commentaires : cette fonctionnalité a assuré la dimension de débat, les utilisateurs ont pu avoir des discussions sur une idée en question avec des fils de commentaires. Les utilisateurs pouvaient ajouter une étiquette “pour” ou “contre” à leur commentaire pour que leur position face à l’idée soit évidente. Chaque commentaire pouvait lui-même être évalué par les autres.  
  • Les événements, qui permettaient aux utilisateurs de communiquer sur leurs rencontres organisées dans le cadre de la Conférence. À l’issue d’un événement, l’organisateur pouvait publier un rapport avec les conclusions et, s’il le souhaitait, il pouvait le relier à des idées existantes élaborées ou discutées lors de l’événement.
    • Des plus de 6 600 événements enregistrés, plus de 570 ont eu lieu en France.  De plus, à peu près 90 événements officiels ont été organisés par les États-membres et identifiés en tant que tels sur la plateforme.  

Le contenu des contributions sur la plateforme a été analysé à plusieurs étapes (août, septembre et novembre 2021) avec un rapport final établi sur la base des contributions déposées avant le 20 février 2022.

En parallèle, les 800 citoyens européens tirés au sort distribués en 4 panels thématiques et les 9 groupes de travail de la Plénière de la Conférence ont pu aussi organiser leur travail grâce à des espaces privés sur la plateforme. Si l’usage de ces espaces privés est le plus souvent resté limité au partage de contenus et à des questionnaires d’évaluation, les deux instances ont basé une partie de leurs discussions sur la restitution des contributions en ligne.

Ainsi, la plateforme a insufflé un double boost démocratique à la démarche. D’une part, les neuf espaces publics de contribution (un par thématique) ont permis d’élargir le public de la Conférence au-delà des groupes de citoyens tirés au sort et des membres de la Plénière. D’autre part, en termes de publicité et transparence, non seulement les contributions ont été publiques, mais la plateforme a permis de publier tous les documents produits pour et par les reste des instances du dispositif (ordres du jour, conclusions, rapports, streamings, etc).

Notre rôle dans la conception et l’animation de la plateforme numérique de la Conférence sur l’avenir de l’Europe

Decidim : un choix éthique et technique

Parmi les logiciels existants, les institutions européennes ont choisi le logiciel libre Decidim et ont fait appel à l’équipe d’Open Source Politics pour la gestion de la plateforme au quotidien. Si le choix du logiciel peut s’expliquer par la priorisation des solutions open source défendue par l’Union européenne depuis longtemps, l’expérience d’OSP a permis d’optimiser l’usage de la plateforme pour informer et impliquer les utilisateurs.

Decidim a tout d’abord été raccordé au système applicatif des institutions européennes, entraînant plusieurs adaptations substantielles : le choix des langues en écran d’accueil, la connexion uniquement possible via un compte EU Login – une barrière qui a préservé la plateforme des comptes spam – et des en-tête et pied-de-page cohérents avec les autres plateformes institutionnelles.  Une fois ces contraintes prises en compte, l’objectif était que les fonctionnalités de contribution restent les plus accessibles possibles, malgré la multiplication des thèmes et des informations disponibles sur la plateforme.  La traduction automatique a joué un rôle majeur dans la création de cet espace démocratique inédit : dans le but de montrer la diversité européenne, le choix a été fait de rendre visible les contributions dans leur langue d’origine par défaut, et de permettre aux utilisateurs d’afficher les versions traduites. Le système de traduction automatique, basé sur une technologie interne développée par les institutions européennes, a été perfectionné à plusieurs reprises jusqu’à arriver à un modèle intelligent détectant automatiquement la langue de chaque contribution pour en afficher la traduction immédiatement. 

Au delà de cet outil de traduction (E-translate), nous trouvons également la preuve de cette adaptabilité dans l’interopérabilité de la plateforme avec le portail d’identification (EU Login), mais aussi des outils d’analyse statistique développés par le Centre de recherche de la Commission à partir de l’API de Decidim et de la compatibilité avec les plateformes de streaming vidéo internes (EBS, Parlement UE, SCIC).

Grâce à la modularité de la plateforme de base et à l’ouverture du code source, la plateforme a pu être améliorée sur une base mensuelle selon les besoins du client et les retours de toute la communauté. Bien entendu, tous ces développements respectent le contrat social de Decidim et ceux qui ont été approuvés par la communauté Decidim sont intégrés dans le code ouvert de la version de référence (master) du logiciel. L’investissement financier des institutions publiques européennes est ainsi reversé au bien commun.

Une mobilisation au quotidien de nos équipes techniques et conseil

Si les développements ont été réalisés par les institutions et leurs prestataires, les équipes produit et conseil d’OSP ont animé les ateliers de réflexion et de décision sur l’évolution de la plateforme et joué un rôle de coordination au quotidien entre le personnel des trois institutions rassemblé dans le Secrétariat commun de la Conférence et les différents prestataires (techniques et facilitateurs des panels citoyens). En ce sens, notre équipe a démontré sa capacité à s’intégrer dans la vaste constellation d’acteurs autour du projet, en harmonisant et matérialisant leurs objectifs. De même, nous avons été l’intermédiaire nécessaire entre les équipes techniques de la Commission européenne et du Parlement européen et la communauté  Meta Decidim. Nous avons ainsi mis à profit notre expertise sur la démocratie participative numérique, l’architecture de Decidim et l’engagement citoyen au sens large. 

Une mention spéciale revient à l’équipe de modération d’OSP, soit sept personnes qui ont successivement composé des équipes de 3 à 4 membres à temps plein sur ce projet. Depuis le lancement, ils et elles ont assuré l’évaluation de toutes les contributions, le contact avec les utilisateurs et la résolution de leurs demandes, la préparation de statistiques hebdomadaires et l’intégration du contenu sur la plateforme multilingue à la demande du client.  

Notre bilan

Plus de 50 000 participants et 40 000 contributions. La donnée est importante car elle est sans précédent au niveau européen. Nous avons beaucoup appris au cours de ces deux années et au contact de plusieurs centaines d’interlocuteurs engagés dans la Conférence sur l’avenir de l’Europe. Si la participation sur la plateforme n’a pas été massive lorsqu’on la rapporte au total de la population européenne, elle a été globalement de qualité. Nous comprenons mieux les améliorations techniques qui restent nécessaires au sein de la communauté pour fluidifier les parcours et améliorer les performances globales de Decidim. Nous avons hâte de renouveler le défi de ces missions à grande échelle. 

decidim budget participatif

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